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GDI Personalzeit

Zeit Erfassen, auswerten & verwalten in einem Zeiterfassungssystem

Aufgrund von aufwendigen Dokumentationspflichten und flexiblen Arbeitszeitmodellen kann die Zeiterfassung und Auswertung schnell zu einem arbeitsintensiven und unübersichtlichen Prozess werden. Mit GDI Zeit erfassen Sie schnell und bequem die benötigten Daten und übertragen Ihre Informationen in eine geordnete Übersicht.

Die klassische Stechuhr hat sich verdient gemacht, aber besonders bei flexiblen Aufgaben- und Einsatzbereichen ist die Erfassung durch mobile Peripherie nicht mehr wegzudenken. Deswegen bietet GDI Zeit zusätzlich zu den stationären Erfassungsmethoden auch Browseranwendungen und Mobile Apps an. Diese liefern Ihnen mit der Funktion Teamauskunft immer den aktuellsten Stand und Status Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit.

Erkennen Sie schnell und rechtzeitig drohende Personalengpässe durch eine übersichtliche Struktur Ihrer Urlaubsplanung. Nutzen Sie Ihre Informationen für umfassende Auswertungen zu Fehlzeiten, Tätigkeits- und Buchungsübersichten. Die Bündelung von vitalen Daten zu aktuellen Werten, Monats- oder Jahreswerten öffnen Ihnen neue Gestaltungsspielräume.

Produktinformation zum Download

GDI Zeit compact – der schnelle und einfache Einstieg in die Zeiterfassung.

Mit GDI Zeit reduzieren Sie den Aufwand für Ihre Zeiterfassung auf ein Minimum. Unsere Zeiterfassungssoftware unterstützt Sie – und Ihre Mitarbeiter – im Büro und unterwegs. Erfassen Sie die notwendigen Daten schnell und intuitiv mit wenigen Klicks. Und erfüllen Sie so rechtliche Anforderungen quasi nebenbei.

Mit wenigen Handgriffen einrichten und loslegen. Mit wenigen Klicks Zeiten erfassen. Im Handumdrehen rechtliche Anforderungen erfüllen.

GDI Zeit profi

Die umfassende Zeitwirtschafts-Lösung

Zeiterfassung sollte einfach und schnell sein und sich nicht durch starre Modelle beschränken lassen. Deswegen verfügt GDI Zeit über umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten.

Außerdem können Sie sich sicher sein, dass Sie für immer über die notwendige Dokumentation für die Abbildung rechtlicher Anforderungen wie beispielsweise GoBD oder MiLoG verfügen.

Stationäre und mobile Datenerfassung

  • Per Hardware-Terminal (Stechuhr)
  • Am Webterminal
  • Mobile Erfassung – Apps für Android und IOS
  • Manuelle Erfassung
  • Jahresübersicht mit intuitiver Bedienerführung
  • Monatsübersicht zur Schnellerfassung
  • Kalenderfunktion mit individueller Auswahl eines Zeitraums
  • Einfache Korrekturen und Nachträge mit Änderungshistorie
  • Standardschnittstelle für die Anbindung beliebiger Erfassungsmöglichkeiten

Geo-Fencing

Für Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitsstellen ist diese Art der Zeiterfassung besonders interessant, da die gebuchten Zeiten der jeweiligen Kostenstelle und damit beispielsweise dem Projekt, dem Kunden oder auch der Zweigstelle zugewiesen werden können.

Das besondere beim Geofencing der GDI Zeit ist, dass nur im Moment der Buchung der Standort überprüft und mit den im System angelegten „Geofences“ abgeglichen wird. Dies garantiert ein Höchstmaß an Privatsphäre bei gleichzeitiger Flexibilität für Buchungen außerhalb festgelegter geografischer Begrenzungen.

Arbeitspläne und Tagesmodelle

  • Arbeitspläne
  • Gültigkeitsdatum für unterschiedliche Zeiträume
  • Wochenpläne
  • Schichterkennung
  • Intervallberechnung
  • Tagesmodelle
  • Gültigkeitsdatum für unterschiedliche Zeiträume
  • Sollzeiten
  • Mindestarbeitszeit und maximale Arbeitszeit
  • Regelarbeitszeit
  • Individuelle Rundungsmöglichkeiten
  • Fixe, variable und zeitabhängige Pausenregelungen
  • Zuschlagsdefinition

GDI Zeit  – Webterminal

die schlanke zentrale Informations- und Buchungsplattform für Ihre Zeiterfassung

Mit dem Webterminal wird die Zeiterfassung mit einer weiteren flexiblen Möglichkeit ausgestattet Buchungen durchzuführen: Sie benötigen dazu lediglich ein mit dem Internet verbundenes Endgerät mit Web-Browser.

Alles im Blick

Das GDI Webterminal kommuniziert über den Web-Browser von Ihrem Endgerät direkt mit Ihrem GDI AppServer und erhält alle notwendigen Informationen aus dem Live-System Ihrer GDI Zeit. Hier besteht nicht nur die Möglichkeit Kommen- und Gehen-Buchung durchzuführen, sondern im Webterminal erhalten Mitarbeiter und Vorgesetzte zusätzliche imformationen und haben dadurch alles im Blick.

Historie

In der Buchungshistorie werden die Buchungszeit sowie der dazugehörige Saldo angezeigt. Automatische Pausenabzüge, Rundungen, Kappungen, Zuschläge, etc. werden automatisch berücksichtigt. Darstellung in Kalender- oder Tabellenform wählbar.

Urlaubskalender

Im Urlaubskalender erhalten Sie eine Jahresübersicht über die Fehlzeiten (Urlaub, Gleitzeit, etc.) der Mitarbeitergruppen, denen Sie zugeordnet sind. Wurden Sie in einer Mitarbeitergruppe als Gruppenleiter oder Stellvertreter definiert, bekommen Sie diese Gruppe angezeigt, auch wenn Sie der Gruppe nicht als Mitarbeiter zugeordnet wurden.

Teamauskunft

Die Teamauskunft bietet Ihnen die Möglichkeit eine Übersicht über den Buchungsstatus von Kollegen bzw. Mitarbeitern zu erhalten. Zusätzlich liefert dieTeamsauskunft entsprechende Kontaktinformationen der Mitarbeiter.

Antragsverwaltung

Die Antragsverwaltung dient dazu, dass Mitarbeiter selbständig Anträge für Fehlzeiten wie Urlaub, Gleitzeitabbau, Fortbildung usw. stellen können.

Der Antrags-Workflow:

  1. Der Mitarbeiter stellt einen Antrag (z.B. für Urlaub). Dieser wird mit Bestätigung des Buttons „Einreichen“ bei dem zuständigen Vorgesetzten beantragt.
  2. Der Vorgesetzte wird über den Antrag in der Zeiterfassung und per E-Mail informiert.
  3. Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen oder ablehnen.
  4. Der Mitarbeiter sieht im Antragswesen, ob sein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde und wird per E-Mail informiert.
  5. Ein Antrag kann vom Mitarbeiter jederzeit zurückgezogen werden.

Leistungsumfang im Überblick

Leistungsumfang im Überblick

  • Kommen und Gehen buchen
  • Tagesübersicht: Heutige Buchungen
  • Salden: Gleitzeit- und Urlaubssalden
  • Urlaub: Genommen, Geplant, Beantragt und Resturlaub
  • Historie: Einsicht in Buchungen vergangener Tage mit Kalenderansicht
  • Antragswesen: Genehmigungs-Workflow mit Email Benachrichtigung
  • Teamauskunft:
    • Welcher Kollege ist anwesend?
    • Welcher Kollege ist außer Haus?
    • Flexible Sortierung nach Name, Anwesend, Telefon oder E-Mail
    • immer live

Funktionen im Überblick

Die „Teamauskunft“

beendet eine traditionelle Zeit- und Nervenvergeudung. Auf einen Blick erkennen Sie:

  • welche Mitarbeiter befinden sich im Haus
  • sind im Außendienst unterwegs
  • nehmen gerade an einer Besprechung teil
  • haben bis wann Urlaub
  • sind krankgeschrieben

Auch Ihre Telefonzentrale, der Empfang und alle anderen Abteilungen wissen künftig sofort Bescheid. Die so häufigen wie lästigen „Blitzumfragen“ werden mit der Teamauskunft unnötig. Neben neuer Annehmlichkeit und Effizienz summieren sich die eingesparten Zeitverluste zu einem betriebswirtschaftlich messbaren Vorteil.

Mit alternativen Erfassungswegen

Ihr Unternehmen. Ihre Form der Zeiterfassung.

  • Webterminal am Arbeitsplatz?
  • Mobile Erfassungsgeräte?
  • Stationäre Erfassungsgeräte?
  • Kombinationen?

Welcher Weg auch immer: alle Buchungen fließen direkt in die zentrale Übersicht, den Jahreswerten, ein. Und sind auch sofort in der Teamauskunft sichtbar.

Tipp: Wenn Sie eine Erfassung über das Handy bevorzugen, haben Sie einen zusätzlichen Vorteil: Sie kennen die Koordinaten des Buchungsstandortes und wissen genau, wo der Mitarbeiter im Einsatz ist.

Natürlich können Sie die Daten auch manuell erfassen, wenn Sie beispielsweise ausgefüllte Stundenzettel von Ihren Mitarbeitern erhalten.

Wenn es um Jahreswerte geht

Sie geben Ihnen einfach alles: eine komplette Übersicht über alle Buchungen. Natürlich unabhängig vom Erfassungsweg. Ob Urlaub oder sonstige Abwesenheitszeiten. In schnell erfassbaren Farben.

Mehr noch: direkte Eingaben und Korrekturen können Sie selbst und vor allem einfach vornehmen. Jede Eingabe wird perfekt dokumentiert und bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Sie werden die Jahreswerte sehr bald als unverzichtbares Tool Ihrer Zeiterfassung schätzen lernen.

Oder Sie schnell die Monatswerte brauchen

Unterschätzen Sie nicht diese Alternative bei Buchungen oder Auskünften. Die Monatswerte sind mehr als hilfreich, wenn Sie grundsätzlich die Tätigkeiten manuell festhalten. Die tabellarische Erfassung erleben Sie als einfach, übersichtlich und vor allem schnell.

Zusätzlicher ad-hoc-Komfort: alle Eingaben stehen sofort in den Jahreswerten, in der Teamauskunft und in allen anderen Auswertungen.

Mit der automatischen Lohn & Gehaltsabrechnung

Mit GDI Zeit schaffen Sie eine optimale Grundlage für die Lohn & Gehaltsabrechnung. Selbst komplexe Überstunden- und Zuschlagsmodelle können Sie abbilden und automatisch berechnen. Durch die Übergabe aller abrechnungsrelevanten Daten an GDI Lohn & Gehalt oder das Programm eines Drittanbieters vereinfachen Sie Ihre Prozesse enorm und behalten jederzeit den Überblick.

Gerätebuchungen

Erfassung von Gerätezeiten.

Gerätebuchungen können für einzelne oder eine Gruppe von Geräten erfasst werden. Hierbei kann zur Dokumentation auch der Zählerstand der Betriebsstunden vor Beginn und am Ende der Tätigkeit erfasst werden.

Buchungsfreigabe (nur im Webterminal verfügbar)

Freigabe von eingegebenen Buchungen durch beispielsweise den Vorgesetzten:
Der Vorgesetzte kann mit dieser Funktion Buchungen der Mitarbeiter einzeln oder en bloc bestätigen.
Nur freigegebene Buchungen werden danach zur Lohnberechnung weitergereicht.

Geo-Fencing

Einfache Erfassung der Geofences innerhalb der zuzuweisenden Kostenstelle per Eingabe von Koordinaten und Radius oder durch Auswahl des Standortes auf der Karte.

Innerhalb der Jahreswerte – der zentralen Verarbeitungsmaske der Zeiterfassung – werden die Buchungen inklusive Geodaten zur Überprüfung angezeigt.

Nach Auswahl entsprechender Buchungen gelangen Sie per Maus-Klick in der Kartenübersicht mit den Standorten der jeweiligen Buchungen.

Diese Informationen können auch innerhalb des Webterminals und im Modul Buchungsfreigabe genutzt werden.

Bei der Zeiterfassung inklusive GPS-Koordinaten werden zwangsläufig personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet. Hier gilt es die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetz (insbesondere § 32g BDSG) einzuhalten. Dazu muss auch der Betriebsrat informiert und die Einwilligung des Arbeitnehmers eingeholt werden. Ortungsfunktionen dürfen weder außerhalb der Arbeitszeiten noch zur dauerhaften Überwachung eingesetzt werden.

Personalstammdaten

  • Ein- und Austrittsdatum
  • Stammzeitarten
  • Stammkostenstellen
  • Anschrift
  • Kommunikationsmöglichkeit
  • Erinnerungsfunktion für Geburtstag
  • Bild des Mitarbeiters

Arbeitspläne

  • Wochenpläne
  • Automatische Schichterkennung
  • Intervallberechnung
  • Gültigkeitsdatum für unterschiedliche Zeiträume
  • Definition der Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge

Tagesmodelle

  • Frei variierbare Sollzeiten
  • Mindestarbeitszeit und maximale Arbeitszeit
  • Regelarbeitszeit
  • Individuelle Rundungsmöglichkeiten
  • Fixe, variable und zeitabhängige Pausenregelungen
  • Automatische Pausenverbuchungen
  • Zuschlagsdefinitionen
  • Gültigkeitsdatum für unterschiedliche Zeiträume

Zeitkonten

  • Zuordnung von Lohnarten
  • Frei konfigurierbare Verrechnung von Zeitkonten
  • Definition von Warnwerten für Tag, Woche und Monat
  • Hinterlegung eines Bearbeitungsschlüssels für DATEV

Zeitarten

  • (z.B. Anwesenheit, Urlaub, Krankheit) voreingestellt und
  • zusätzlich frei definierbar
  • Zuordnung von Kürzeln und Farben
  • Anzeige nach DSGVO einstellbar

Ausweise

  • Freie Vergabe an die Mitarbeiter
  • Hinterlegung von Zeitart, Kostenstelle oder Kostenträger
  • Einfaches Stechen an Terminals

Urlaub

  • Urlaubsansprüche
  • Automatische Steigerung nach Alter und Betriebszugehörigkeit
  • Verfalldatum
  • Antragswesen für Abwesenheiten
  • Prüfung der Mindestbesetzungen
  • Genehmigungsverfahren durch mehrere Vorgesetzte

Datenerfassung

  • Per Stechuhr
  • Am Webterminal, per Smartphone oder Tablet
  • Stationäre oder mobile Erfassungsgeräte
  • Manuell: Jahresübersicht mit intuitiver Bedienerführung, Monatsübersicht zur Schnellerfassung, Kalenderfunktion mit individueller Auswahl eines Zeitraums
  • Einfache Korrekturen und Nachträge mit Änderungshistorie
  • Standardschnittstelle für die Anbindung beliebiger Erfassungsmöglichkeiten
  • Standortermittlung per Smartphone oder Tablet
  • Kolonnenbuchungen
  • Schnellerfassung
  • Zeitaufteilung

Auswertungen? Grenzenlos.

Jede Buchung steht sofort in den Auswertungen. Ob Buchungsbericht, Fehlzeitenübersicht oder die Aufteilung der Tätigkeiten geordnet nach Filialen.

Achtung: Für vergessene Geburtstage der Mitarbeiter gibt es keine Entschuldigung. Muss es auch nicht. Sie werden in der integrierten Geburtstagstabelle angezeigt.

  • Kostenstellen
  • Kostenträger
  • Auswertungen über beliebige Zeiträume
  • Stammdatenauswertungen
  • Monatsbericht
  • Buchungsbericht
  • Auswertung nach Zeitarten mit Tagen, Stunden und prozentualer Verteilung
  • Fehlzeitenauswertung
  • Geburtstagsliste

Abrechnungsfunktionen

  • Fehlzeitenverwaltung
  • Schichterkennung
  • Ermittlung von Überstunden
  • Verwaltung von Gleitzeitkonten
  • Ermittlung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen
  • Verwaltung von Zeitkonten
  • Warnung vor 450,- € Grenze

Schnittstellen und Datensicherheit

  • Schnittstelle zu GDI-Lohn & Gehalt / Baulohn
  • Anbindung an Terminals
  • Standardschnittstelle
  • Direkte Verbindung an GDI-Lohn & Gehalt / Baulohn oder Abrechnungsprogramm von Drittanbietern
  • Automatische Anlage / Änderung von Personalstammdaten in der Zeiterfassung und automatische Datenübergabe an das Lohnprogramm
  • DATEV Lohn und Gehalt
  • DATEV LODAS

Client / PC / Notebook

  • MS Windows 8.1 / 10 | 32 / 64 Bit *
  • aktueller Mehrkernprozessor
  • Empfohlener Arbeitsspeicher: 8 GB
  • Empfohlene Grafikauflösung von 1920 x 1080, mind. 16 Bit Farbtiefe
  • Freier Festplattenspeicher min. 1 GB (je nach Anzahl Personalnr. / Mandanten)
  • SSD-Festplatte wird empfohlen

Folgende Programmversionen sind für Windows 10 freigegeben:

Business-Line – ab 3.6.1.1513
Finanzbuchhaltung – ab 6.12.6.29
Lohn & Gehalt – ab 8.13.9.328 mit Meldecenter 3.0.0.35
Personalzeit – ab 4.0.2.830
Anlagenbuchhaltung – ab 4.10.0.241
Kostenrechnung – ab 3.7.0.7

Bitte beachten Sie:
Die Freigabe gilt nicht für ältere GDI-Programmversionen als die oben genannten!

Die GDI Produktreihe ist auch mit Virtualisierungssoftware wie z.B. VirtualBox oder VMware ESX bedingt lauffähig.

Aufgrund von Performance-Einbußen mit Virtualisierungssoftware empfehlen wir aber den Einsatz eines dedizierten Rechners.

Generell ist eine hohe Taktrate der einzelnen Kerne und ein großer schneller Cache wichtiger als viele Kerne mit einer niedrigen Taktrate.

* Das auf EDI basierende Clearing für Österreich wird unter den 64 Bit-Windows-Versionen nicht mehr unterstützt. Überweisungen können mit dem SEPA-Clearing vorgenommen werden.

Serversysteme

  • MS Windows Server 2012 / 2012 R2 / 2016 / 2019 | 32 / 64 Bit
  • aktueller Mehrkernprozessor
  • Empfohlener Arbeitsspeicher: 8 GB
  • Freier Festplattenspeicher min. 1 GB (je nach Anzahl Personalnr. / Mandanten)
  • SSD-Festplatte wird empfohlen
  • TCP/IP

Firebird 64-Bit
Bei bestimmten Konstellationen mit mehreren GDI Programmen kann es unter Umständen zu Abstürzen des 64-Bit Firebird Servers kommen. Sollten solche Probleme auftreten, raten wir zur 32-Bit Server Installation. Das Setup dazu finden Sie im GDI Programmverzeichnis als „Firebird2_Setup.exe“.

Firebird 2.5.5 - keine Umlaute in Server/Rechner-Namen verwenden
Die Firebird-Version 2.5.5 kann keine Umlaute im Namen des Rechners oder Servers, auf dem die Datenbank installiert ist, verarbeiten.

Das betrifft sowohl die  Neu-Installation als auch eine Voll-Installationen beim Update eines GDI-Produkts.

Die Folge ist, dass auf einem Rechner mit Umlauten im Namen, ein GDI-Produkt nicht mehr gestartet werden kann oder die Anmeldung nicht funktioniert. Eine Fehlermeldung zur Server-Verbindung ist in manchen Konstellationen zu sehen.

Prüfen Sie vor einer Installation von Firebird 2.5.5 also bitte den Namen des Servers/Rechners, auf dem Firebird installiert ist/wird und passen diesen gegebenenfalls an. Statt dem Rechnernamen kann auch die IP-Adresseverwendet werden.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen oder vermitteln Ihnen einen qualifizierten GDI-Fachhandelspartner.

 Für weitere Informationen besuchen Sie die Onlinepräsenz des Herstellers - GDI Software GmbH

 

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

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